• Леонид Фридкин

Проблемы складского и управленческого учета товаров по срокам годности

Пост обновлен февр. 24


Нормы Закона от 08.01.2014 № 128-З «О государственном регулировании торговли и общественного питания в Республике Беларусь» (далее – Закон № 128-З), вступившего в силу с 22 июля, к соблюдению сроков оплаты продовольственных товаров, требуют от субъектов торговли организации бухгалтерского и складского учета, которая обеспечивает контроль движения товаров и погашения обязательств, исходя из новых реквизитов – срока годности и сроков, определенных законодательством. Соблюдение этих требований становится важной частью системы управления товарными запасами и кредиторской задолженностью в торговых организациях.

В силу специфики торговой деятельности товарные запасы представляют собой основной вид активов торговых организаций. От правильной организации управления этими активами зависит, насколько ликвидными они окажутся. Эффективная система управления товарными запасами позволяет не только поддерживать уровень платежеспособности и ликвидности субъекта торговли на необходимом уровне, но и обеспечивает эффективную его работу.

Товарные запасы необходимо рассматривать в тесной взаимосвязи с другими экономическими показателями деятельности торговой организации, такими как рентабельность, платежеспособность, ликвидность, финансовая устойчивость и так далее. Важной задачей системы управления товарными запасами является управление затратами на содержание запасов. При эффективно налаженной системе логистики данная система позволяет, к примеру, снизить затраты на хранение и объем списания товаров с истекшим сроком годности, что уменьшает уровень постоянных издержек.

Система управления товарными запасами торговой организации использует ряд показателей, на основе которых рассчитываются такие ключевые параметры системы, как объем заказываемой партии и количество поставляемых партий товара, интервал времени между поставками, затраты на хранение, стоимость организации заказа или стоимость пополнения (в т.ч. себя издержки продавца, связанные с приемкой, оприходованием товаров на склад, выкладкой, выставкой товара в торговые залы, услуги мерчендайзеров и других лиц, занимающихся ассортиментной политикой организации, объем списания товаров с истекшим сроком годности, недостачи и т.д.

Все решает срок

С вступлением в силу Закона № 128-З одним из ключевых параметров товара при его хранении и задолженности за него перед поставщиком становится срок годности.

В соответствии с п. 7 ст. 12 Закона № 128-З в случае, если сторонами заключаются договоры, предусматривающие поставки продовольственных товаров, с условием оплаты таких товаров через определенное время после их передачи субъекту торговли, субъекту общественного питания, срок оплаты таких товаров определяется по следующим правилам, если иное не определено Совмином по социально значимым товарам:

продовольственные товары, на которые срок годности (срок хранения) установлен менее чем 10 дней, подлежат оплате в срок не позднее чем 10 календарных дней со дня приемки таких товаров субъектом торговли, субъектом общественного питания;

продовольственные товары, на которые срок годности (срок хранения) установлен от 10 до 30 дней включительно, подлежат оплате в срок не позднее чем 30 календарных дней со дня приемки таких товаров;

продовольственные товары, на которые срок годности (срок хранения) установлен свыше 30 дней, подлежат оплате в срок не позднее чем 45 календарных дней со дня приемки таких товаров.

В ст.1 Закона от 09.01.2002 № 90-З «О защите прав потребителей» срок годности определяется как срок, по истечении которого товар (результат работы) считается непригодным для использования по назначению. При этом в соответствии с п.2 ст. 13 Закона № 90-З на пищевые продукты, парфюмерно-косметические товары, лекарственные средства и иные подобные товары (результаты работ), потребительские свойства которых со временем могут ухудшаться, изготовитель (исполнитель) обязан устанавливать срок годности и (или) срок хранения.

Перечень продовольственных товаров, на которые должны быть установлены сроки годности, приведен в приложении В к государственному стандарту СТБ 1100-2007 «Пищевые продукты. Информация для потребителя. Общие требования» утв. постановлением Госстандарта от 12.07.2007 № 23; (далее - СТБ 1100-2007). На пищевые продукты, наименования которых не включены в приложение В к СТБ 1100-2007, изготовитель устанавливает срок хранения самостоятельно с указанием условий хранения. Заметим, что с 15.02.2015 г. постановлением Госстандарта от 26.02.2013 N 14 СТБ 1100-2007 будет отменен.

В соответствии с подп. 4.7 ст.4 технического регламента Таможенного союза «Пищевая продукция в части ее маркировки» (ТР ТС 022/2011), утв. решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 881, указание в маркировке пищевой продукции срока ее годности осуществляется с использованием следующих слов:

1) «годен до» с указанием часа, числа, месяца при сроке ее годности до 72 часов;

2) «годен до» с указанием числа, месяца, года при сроке ее годности от 72 часов до трех месяцев;

3) «годен до конца» с указанием месяца, года или «годен до» с указанием числа, месяца, года при сроке ее годности не менее трех месяцев.

2. В целях указания срока годности пищевой продукции может использоваться слово «годен» с указанием количества суток, месяцев или лет либо при сроке годности до 72 часов слово «годен» с указанием количества часов.

3. После слов «годен до», «годен», «годен до конца» указывается или срок годности пищевой продукции, или место нанесения этого срока на упаковку.

4. Маркировка пищевой продукции, в отношении которой изготовителем устанавливается неограниченный срок годности, должна дополняться надписью: «Срок годности не ограничен при соблюдении условий хранения».

5. Слова «годен до», «годен», «годен до конца» в маркировке пищевой продукции могут быть заменены словами «срок годности», «употребить до» или аналогичными по смыслу словами.

6. Дополнительные требования к указанию срока годности пищевой продукции, не противоречащие требованиям настоящего технического регламента Таможенного союза, могут быть установлены в технических регламентах Таможенного союза на отдельные виды пищевой продукции.

Бухгалтерия vs склад

В п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. Постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133, говорится, что особенности бухгалтерского учета товаров определяются законодательством. Данная отсылка адресована, прежде всего, к Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).

В п. 32 Инструкции № 50 указано, что счет 41 «Товары» предназначен для обобщения информации о наличии и движении товаров (в т.ч. при транзите), тары, кроме используемой для осуществления технологического процесса производства (технологическая тара) и для хозяйственных нужд, в организациях, осуществляющих торговую, торгово-производственную деятельность, а также предметов проката. При этом указаны субсчета, которые могут быть открыты к счету 41, в частности, 41-1 «Товары на складах», на котором учитываются наличие и движение товаров, находящихся на складах, в кладовых, овощехранилищах, холодильниках и т.п., а также 41-2 «Товары в розничной торговле», на котором учитываются наличие и движение товаров и стеклянной посуды в организациях, осуществляющих розничную торговлю.

В свою очередь, для обобщения информации о расчетах с поставщиками, за приобретенное имущество, предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 47 Инструкции № 50).

По общему правилу поступление и списание товаров отражается записями:

Д-т сч. 41 «Товары» – К-т сч.сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 42 «Торговая наценка» (при учете товаров по розничным ценам) и др. -- принятие к бухгалтерскому учету поступивших в организацию товаров и тары;

Д-т сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» – К-т сч. 41 – списывается стоимость реализованных товаров при отражении в бухгалтерском учете выручки от их реализации.

Погашение обязательств перед поставщиками, включая авансы и предварительную оплату, отражается записью:

Д-т сч. 60 – К-т сч.сч. 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» и др. или

Д-т сч. 60 – К-т сч.сч. 60, 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -- погашение обязательства зачетом взаимных требований.

Аналитический учет по счету 41 «Товары» ведется по наименованиям (сортам, партиям, кипам), при необходимости - по местам хранения товаров (п. 32 Инструкции № 50), а по счету 60 -- по каждому поставщику, подрядчику, исполнителю (п. 47 Инструкции № 50). При этом не уточняется, какие реквизиты и признаки должен или может ввести бухгалтер для обеспечения менеджеров торговой организации информацией, необходимой для расчетов с поставщиками и соблюдения требований законодательства. В подп. 1.3.1 Методических рекомендаций по документальному оформлению и учету товарных операций в розничной торговле и общественном питании, утв. приказом Минторга от 09.04.2007 № 74, указано, что учет движения товаров на складах (кладовых) предприятий розничной торговли и общественного питания ведется в количественно-стоимостном измерении; в розничной торговой сети (магазинах, киосках и т.п.) - в стоимостном. Ни один их этих нормативных актов не предусматривают обязанности ведения партионного учета товаров на складе и в торговом зале только в количественном и стоимостном выражении, но и по срокам годности. Однако требования Закона № 128-З по сути предполагают организацию именно такого учета движения товаров.

Склад уполномочен сообщить

Традиционно организация бухгалтерского учета товаров базируется на порядке ведения их складского учета, который в основном ведется сортовым и партионным способами. В обеспечении контроля над движением и сохранностью товарных запасов в торговой фирме основную роль играют следующие факторы:

- схема документооборота. В рамках данной схемы утверждаются формы документов по учету товаров, указываются должностные лица (при необходимости утверждаются образцы их подписей), отвечающие за движение товарных запасов на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию. Кроме того, при организации документооборота утверждается выбранный метод учета товаров на складах (количественный или количественно-суммовой);

- реестр мест хранения. Каждому складу торговой организации присваивается свой постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;

- система классификации и присвоения номенклатурного номера единицы учета товаров, единая для всех подразделений организации торговли;

- рабочий план счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету товаров, позволяющего обособленно учитывать движение товаров в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному);

- порядок и сроки проведения инвентаризации товарных запасов.

В связи с требованиями ст. п. 7 ст. 12 Закона № 128-З перед торговыми организациями встает задача введения в партионный учет наряду с другими сведениями о товаре параметра срока годности. При этом актуальна максимальная автоматизация учета, чтобы система складского учета могла, как подбирать самостоятельно партии или серии, исходя из окончания срока годности с учетом наличия необходимых документов, а также получать данные по отгрузке конкретной партии или серии из корпоративной системы для трансляции в программу бухгалтерского учета, чтобы обеспечить списание товара и контроль за своевременной оплатой поставщику. Одна из составляющей этой задачи – выбор оптимального варианта расчета сроков годности в зависимости от маркировки.

Для реализации этой задачи в справочнике товаров системы складского учета вводятся специальные параметры, определяющие расчет даты производства, дату и сроки годности для каждого товара, в зависимости от варианта маркировки. В процессе приемки на складе система подставляет из справочника оператору приемку именно той даты (производства, годности, той и другой для «плавающих» сроков), которая определена в справочнике для данного товара, что исключает ошибочное указание одних типов дат вместо других и упрощает работу персонала на приемке. При этом для разных товаров заполняются разные поля в справочнике, что исключает возможность ошибки с датами при наличии радиотерминала.

Таким образом, в системе управления складом, как у поставщиков, так и у ритейлеров важное место должна занять функция управления сроками годности. Предприятиям-производителям и оптовым торговым организациям нужно установить требования по отгрузке, в т.ч. параметр срока доставки до клиента, который позволяет учесть дополнительное ограничение на длительность перевозки товара до конечного пункта назначения с целью обеспечения требуемого остаточного срока годности. Это позволяло отгружать товар с учетом продолжительности доставки, что особенно существенно при коротких сроках годности.

С вступлением в силу Закона № 128-З в договора поставки продуктов питания между производителями или оптовиками и ритейлерами целесообразно включать условия по соблюдению остаточных сроков годности при поставках. Однако ручной контроль остаточных сроков при приемке товара на склад требует существенных затрат времени. Требуется проверка срока годности кладовщиком при приемке, сравнение его с нормативными остаточными сроками и рассчитывать остаточные сроки годности, исходя из которых определяется крайний срок оплаты за поставку.

Поэтому в автоматизированную систему управления складом (WMS --. Warehouse Management System) следует внедрить функциональность проверки остаточного срока годности, в справочник — параметр остаточного срока годности при приемке. При указании даты производства или даты годности система автоматически рассчитывает остаточный срок годности, сверяет с ограничениями в товарном справочнике, и при нарушении условий поставки, выдает сообщение оператору. Такая функциональность существенно повышает эффективность работы персонала при приемке и снижает требования к его навыкам, так все расчеты сроков ведутся автоматически.

Те же требования по проверке сроков годности следует установить при отгрузке, поскольку поставщик должен иметь возможность обеспечить соблюдение требований договора и отправлять продукцию согласно условиям договоров, касающимся сроков годности.

Для решения данной задачи в WMS реализуется функция, которая позволила установить для каждого контрагента склада (владельца или покупателя) специальные требования для различных товарных групп по остаточным срокам годности в процентах от сроков хранения или в календарных днях. Однажды введенные в систему условия в дальнейшем не требуют проверки. Система автоматически планирует в заказы конкретного клиента товары со специальными только для него остаточными сроками годности. Это исключает необходимость ведения точного партионного учета в головной корпоративной системе, и гарантирует, что поставляемая клиентам компании продукция будет соответствовать договорным условиям поставки.

Следует заметить, что при расчете остаточных сроков годности, система также может автоматически учитывать и срок доставки продукции данному клиенту, добавляя его к требованиям по остаточному сроку годности для конкретной товарной группы.

Правила списания диктует логистика

Логистика в управлении складом призвана оптимизировать процессы приема, хранения, обработки и отгрузки различных товаров на территории склада. Именного логистическим принципам подчиняются правила ведения складского хозяйства и все процессы, связанные с ним. Остаточный срок годности является не только одним из многих параметров планирования в WMS, но и основой для выбора правила очередности списания товаров. Ввиду наличия особых требований для хранения определенных групп товаров, а также разновидностей типов складов различают несколько основных способов организации складской деятельности:

метод FEFO (First Expired — First Out — первым испортится — первым уйдет), подразумевает, что при ротации грузов первыми отгружаются те продукты, срок годности которых наименьший. Это характерно для тех складов, где хранится продукция с маленьким сроком реализации. При использовании данного метода при ротации грузов на складе учитывается остаточный срок годности товара (Use By Date – UBD или Expiration date). Иногда такая продукция разгружается на платформенные тележки, где остается до момента отгрузки. Это рационально с точки зрения экономии времени и сил, если между разгрузкой и очередной погрузкой не больше 4-5 часов.

метод FPFO (First Product First Out — первый произведен — первый выходит). При использовании данного метода предполагается, что первой будет отгружена та продукция, которая была первой произведена, т.е. отгрузка зависит от даты выпуска товара. Более старая продукция отгружается в первую очередь. Данная система используется в работе промышленных складов, груз которых не портится очень долгое время и устойчив к механическим повреждениям. Для хранения такой продукции чаще всего используются паллетные стеллажи, или специализированные стеллажные системы.

метод BBD (Best Before Day— первым истекает рекомендуемый срок — первым выходит). Здесь при ротации грузов на складе учитывается рекомендуемый срок (не путать со сроком годности товара UBD). Товары с минимальным остаточным рекомендуемым сроком отгружаются в первую очередь. Использование данного метода характерно для складов продуктов питания (например, на винной этикетке, как правило, указана рекомендуемая дата использования). Использование продуктов после BBD не влечет опасности для здоровья, а указывает лишь дату, за которой свойства (вкус, запах и пр.) и питательные качества (снижение содержания витаминов, окисления липидов и т. д.) могут измениться;

метод LIFO (Last In, First Out -- последним пришел — первым ушел) — способ организации и манипулирования грузами относительно времени и приоритетов. В структурированном линейном списке, организованном по принципу LIFO, грузы могут добавляться и выбираться только с одного конца -- «вершины списка», подобно тому, как чтобы взять из стопки тарелок вторую сверху, нужно снять верхнюю, а чтобы снять последнюю, нужно снять все, лежащие выше.

Термин LIFO относится к абстрактным принципам обработки списков и временного хранения грузов, в частности, когда нужно иметь доступ к ограниченному количеству грузов в определенном порядке. Принцип LIFO применяется в тех случаях, когда последние грузы, добавленные в структуру, должны быть первыми обработаны. Логистический механизм LIFO реализуется в реальных структурах данных в виде стека (англ. stack переводится как «штабель, кипа, стопка»). В качестве синонима иногда используется термин FILO (first in, last out — «первым пришел, последним ушел»), в котором акцентируется, что более ранние дополнения к списку должны ожидать, пока они не поднимутся в структуре на самый верх, после чего к ним будет получен доступ. В теории массового обслуживания иногда используется термин LCFS (last come, first served — «последним пришел, первым обслужен»). В любом случае в структуре LIFO организован доступ в обратном порядке по сравнению с очередью. Имеются определенные, часто встречающиеся ситуации в области логистики, когда нужно ограничить вставки и удаления в списки так, чтобы эти изменения могли происходить только в начале или в конце списка, но не в его середине. В таких случаях полезны две структуры данных: стеки(магазины) и очереди. На практике реализаций абстрактного принципа LIFO количество стеков вызовов меняется чрезвычайно часто, размер каждого зависит от числа требуемых элементов данных, которыми необходимо манипулировать;

метод FIFO (First In, First Out — «первым пришел — первым ушел») — способ организации и манипулирования данными относительно времени и приоритетов. Это выражение описывает принцип технической обработки очереди или обслуживания конфликтных требований путем упорядочения процесса по принципу: «первым пришел — первым обслужен» (ПППО). Тот, кто приходит первым, тот и обслуживается первым, пришедший следующим ждет, пока обслуживание первого не будет закончено, и т.д.

Этот принцип аналогичен поведению лиц, стоящих в очереди, когда люди получают обслуживание в том порядке, в котором они занимали очередь. Вариантом очереди является очередь с приоритетом, для которой нельзя использовать название FIFO, потому что в этом случае обработка структуры данных происходит по другому принципу. Теория массового обслуживания охватывает более общее понятие очереди, а также взаимодействие между очередями, обслуживание в которых осуществляется по принципу «строго-FIFO». Для обозначения этого принципа также используется аббревиатура FCFS (first come, first served — «первым пришел, первым обслужен»);

метод LEFO (last expired — first out — последним испортится — первым уйдет), отгружается самый свежий из возможных товаров. Этот обычно применяется поставщиками или оптовиками при обслуживании VIP-клиентов, которым подбирается товар с наибольшими остаточными сроками годности.

Подчеркнем, названные методы являются вариантами организации движения товаров исключительно с точки зрения логистики и не имеют прямого отношения к методам списания запасов, предусмотренных Инструкцией № 133 для целей бухгалтерского учета.

При прогнозируемых сроках реализации метод FEFO является предпочтительным, чтобы велся отбор товаров, максимально близких к требуемому остаточному сроку годности, оосбенно если речь идет о регулярном поступлении партий одного и того же товара (особенно скоропортящихся продуктов) и необходимости оплаты в соответствии с требованиями п. 7 ст. 12 Закона № 280-З. При этом WMS должна иметь возможности следовать правилам отбора с определенными допущениями, которые позволяют наиболее эффективно организовать работу склада. Для этого используется специальная функция «Окно FEFO». Ее смысл в том, что разные товары имеют существенно различные сроки хранения — от десятков часов (кондитерские изделия) до нескольких лет (консервы). Поэтому, например, для товаров длительного хранения нет необходимости следовать принципам сроков годности на уровне суток, а можно использовать в качестве допустимого интервала месяц. Таким образом, продукция, выпущенная в рамках одного месяца (окна FEFO), считается одинаковой по сроку годности. И система подбирает товар не только по сроку, но еще, при наличии нескольких мест отбора, выбирает наиболее эффективное решение с точки зрения минимизации затрат при складском хранении и отгрузке (ниже ярус, ближе к зоне экспедиции, тот же проход для узкопроходного штабелера и т. п.).

Срок годности требует места в бухучете

Практика складской логистики налагает свои ограничения на возможности организации складского учета по срокам годности. Например, достаточно часто, особенно для не очень ходовых товаров, на складе приходится переносить остатки товара с одной паллеты на другую, чтобы освободить место. При этом возможно жесткое следование срокам годности и ведение раздельного учета по партиям в рамках одной паллеты, рассматривая ее как сборную из разных партий. Однако на практике подобная точность часто нарушается, поскольку грузчики отбирают с одного поддона товар не по указаниям системы, а так , как им удобнее.

Иногда идут на компромисс. При слиянии товаров с разными сроками годности система ограничивает паллету одним из «проходных» сроков годности, чтобы исключить критичные показатели. Правда при этом может возникнуть некоторая коллизия с предоставлением качественных удостоверений на продукцию, которая решается выдачей экспедитору нескольких удостоверений на несколько партий, что также является источником дополнительных затрат.

Аналогичная проблема возникает и при формировании смешанных товарных наборов. В этом случае практически невозможно вести раздельный учет срока годности для каждой составляющей комплекта, поскольку набор рассматривается как отдельная товарная позиция, и срок для нее устанавливается по критичному сроку годности из всех входящих в его состав продуктов.

***

Итак, современные требования законодательства по учету сроков годности вырастают в важную и сложную задачу функциональности системы управления на различных этапах складской обработки. Это требует пересмотра отношений между участниками товаропроводящей цепи с учетом интересов каждого из них в договорах поставки. При этом решение должно быть взаимоприемлемым, чтобы никто не перекладывал свои проблемы отслеживания сроков годности товаров на своих контрагентов.

Часто на полках магазинов присутствует одинаковый товар из разных партий, соответственно, с разными сроками годности. Ведь если не выкладывать на полки новую партию пока не закончится предыдущая, то товар потеряется на фоне более богатого количества аналогичного продукта. К тому же покупатели скорее всего предпочтут подождать обновления опустевшей полки. Если же поддерживать запасы на полках, то неминуемо будут разные сроки у одного и того же товара, и покупатели будут выбирать наиболее свежий, даже если срок реализации – полгода, а сроки годности различаются, к примеру, на 2 дня. Таким образом, принцип самообслуживания приводит к тому, что товар, выпущенный позже, обгоняет в реализации ранее произведенный. В магазинах, где товар выбирается продавцом, поддержать FEFO гораздо проще. От потерь сетям приходится страховаться жесткими договорами со своими поставщиками в отношении остаточных сроков, требуя, чтобы товар был максимально свежим – с учетом требований ст.12 Закона № 128-З в отношении возврата товара. Снизить риски, которые постоянно пытаются переложить друг на друга ритейлеры и производители, можно, совершенствуя прогнозирование спроса и управление закупками. Прежде всего, здесь требуется гибкое применение различных методов управления сроками годности, с отслеживанием контрактов и поддержанием нескольких очередей (а также методов LEFO, FEFO и других в разных очередях) с помощью автоматизации управления складами.


Просмотров: 0

Леонид Фридкин

Блог

© 2015  «Леонид Фридкин Блог» Сайт создан на Wix.com