Порядок использования факсимильной подписи на первичных учетных документах определен Постановлением Совмина от 30.12.2022 № 962. Пользоваться штампом вместо ручки разрешается не всегда, не везде и только при определенных условиях.
Более 4 лет назад было установлено, что договора допускается скреплять факсимильной подписью – если это не противоречит законодательству и соглашению сторон, а также можно достоверно установить подписавшее документ лицо (ч. 1 п. 1 ст. 161 ГК). Было бы логично уравнять право подписи юридических и бухгалтерских документов, что вроде бы и сделано поправками в закон о бухучете.
Это и произошло в конце прошлого года: п. 2 ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» был дополнен нормой, предусматривающей, что первичный учетный документ должен быть подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)).
На первый взгляд, такой прогрессивный шаг радикально избавит топ-менеджеров от тяжкого бремени собственноручного визирования множества бумажек, вникать в содержание которых недосуг, а порой и не под силу. Не каждому дано ориентироваться в дебрях бухгалтерского документооборота.
Однако в баночке нормативного меда затесалась ложка иной субстанции. Далее в том же пункте оговаривалось, что Совмин определит первичные учетные документы, в которых не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением электронной цифровой подписи) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления.
Определение не заставило себя ждать. В п. 1 постановления Совмина от 30.12.2022 № 962 указано, что не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления в первичных учетных документах, включенных в перечень, установленный постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360.
Новый перечень "первички" утвержден тем же постановлением № 962 . В нем по-прежнему числятся товарно-транспортная и товарная накладные, приходный и расходный кассовые ордера, акты о приеме-передаче основных средств и нематериальных активов, формы которых утверждены Минфином, а также акты сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ, о передаче не завершенного строительством объекта, о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры, утверждаемые Минстройархитектуры.
Но появилась «обновка» – акт о списании имущества. Его форму тоже утвердит Минфин – к удовольствию ревизоров, озабоченных отсебятиной, сочиняемой в разных компаниях, избалованных возможностью выдумывать документы, форма которых не регламентирована. Можно ли было лучше отметить 33-летие старого доброго постановления Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241, определявшего формы любой первички на все случаи учетной жизни.
Но вернемся к факсимильной подписи. Порядок использования аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) в первичных учетных документах, составляемых на бумажном носителе и (или) в электронном виде (за исключением первичных учетных документов, составляемых в форме электронного документа), а также обращения этих документов, подтверждение их целостности и подлинности должны устанавливаться локальными правовыми актами организации (п. 6 постановления № 962). Что это за ЛПА не уточняется, так что воля ваша: включить порядок использования факсимиле в положение об учетной политике, отдельный приказ или распоряжение. В любом случае, «первичку» из перечня придется подписывать собственноручно почти всем субъектам хозяйствования. Только резидентам ПВТ по-прежнему позволяется использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи на любых первичных учетных документах (ч. 4 п. 20 Положения о ПВТ, утв. Декретом № 12).
В «непарковых» компаниях руководителям или другим уполномоченным страдальцам придется время от времени засучивать рукава и ставить своих автографы на актах и ордерах, без которых они не будут подтверждать факт совершения хозяйственных операций. Хотя благодаря п. 4 ст. 33 НК нет гарантий, что содержание этих операций соответствует форме их документирования, каким бы тщательным оно ни было…
…И покуда за полыхаевской дверью слышался вентиляторный рокот голосов, Серна Михайловна бойко работала. Стоечка со штемпелями, расположившимися по росту — от самого маленького «Не возражаю. Полыхаев» до самого большого — универсального, напоминала мудреный цирковой инструмент, на котором белый клоун с солнцем на заднице играет палочками серенаду Брага. Секретарша выбирала приблизительно подходящий по содержанию штемпель и клеймила им бумаги...
...Работа шла без задержки. Резина отлично заменила человека. Резиновый Полыхаев нисколько не уступал Полыхаеву живому…
(И.Ильф, Е. Петров «Золотой теленок»)