Тихий омут электронного документооборота

Замечательная штука – цифровизация. Если, конечно, ее употреблять в правильных дозах. То есть, целиком и полностью. Иначе могут быть проблемы. Так, если преимущества электронного товарооборота сталкиваются с недомолвками законодательства и традициями бухгалтерского учета, на горизонте маячат серьезные налоговые риски.

Одна из главных аксиом белорусского бухучета – каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом, имеющим установленные законом реквизиты, включая подписи ответственных лиц. При определенных обстоятельствах эти документы могут быть оформлены одной из сторон единолично. Разрешается и составлять первичный учетный документ в форме электронного документа, но тогда он должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи. А для целей налогообложения принимаются затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета – разумеется, оформленные надлежащим образом.

Между тем, все договора и отчетные документы при поставке товаров российским маркетплейсам составляются и подписываются через их системы электронного документооборота (ЭДО). Для белорусских поставщиков при этом возникает ряд вопросов, ответы на которые имеют далеко идущие последствия.

Вопрос № 1 – надо ли подписывать эти документы?

В договорах маркетплейсеров обычно имеется условие о фиксации факта оказания услуг односторонним документом на случай, если продавец его по каким-либо причинам не подписывает без соответствующей мотивировки. С точки зрения российских партнеров, этого достаточно. В соответствии со статьей 753 ГК РФ в качестве первичных документов могут использоваться односторонние акты выполнения работ /оказания услуг. Они могут быть признаны недействительными только судом и лишь в том случае, если мотивы отказа подписания признаны обоснованными. К тому же федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» никак не регламентирует вопросы одностороннего подписания первичных учетных документов.

Например, в договоре Wildberries оговаривается, что объем и стоимость оказанных услуг определяется в отчете о продажах. Его размещение на портале и отсутствие замечаний и возражений продавца, предъявленных в «разумный» срок, являются обстоятельствами достаточными для признания оказанных маркетплейсом услуг принятыми продавцом, а отчета – утвержденным обеими сторонами. При этом продавец обязан самостоятельно отслеживать данные на портале.

В договоре Ozon предусмотрено, что продавец в течение 5 рабочих дней после направления отчетных документов от Ozon обязан подписать документы со своей стороны, при наличии разногласий — направить мотивированный протокол разногласий по форме, установленной маркетплейсом. После внесения правок Ozon направляет продавцу изменённые документы, которые тот обязан подписать.

Если же продавец в 5-дневный срок подпись не поставил, то документы, подписанные маркетплейсом в одностороннем порядке, считаются должным образом согласованными сторонами, а также должным подтверждением согласования продавцом всех сумм и иных указанных в них условий, а также должным основанием для оплаты. В комментариях к договору Ozon любезно рекомендует: «просто расслабиться и ничего не делать. Будем считать документы согласованным, потому что молчание — знак согласия». При этом датой согласования документа считается последний день срока, предусмотренного для обратной связи от продавца.

К сожалению, белорусским продавцам расслабляться никогда не приходится. Отечественное законодательство разрешает участнику хозяйственной операции составлять первичные учетные документы единолично в случае выполнения работ (оказания услуг) по договору, заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено оформление первичных учетных документов, подтверждающих выполнение работ (оказание услуг), единолично (п. 6 ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З); абз. 2 п. 1 постановления Минфина от 12.02.2018 № 13). Исключение делается лишь для договоров подряда, не являющихся публичными договорами.

Определение публичного договора в п.1 ст. 396 ГК РБ и ст. 426 ГК РФ совпадают. Но в договоре Ozon прямо указано, что он является рамочным, но не публичным, а в договоре Wildberries упоминается лишь публичная оферта с точки зрения российского законодательства (ст.429.1 и 426 ГК РФ). Впрочем, это в любом случае не договора подряда. Проблема в другом: в этих договорах нет прямой оговорки о единоличном составлении документов, сформированных на сайтах маркетплейсов. А подписи сторон являются обязательными реквизитами таких документов. Таким образом, у контролирующих органов могут возникнуть претензии к обоснованности включения в затраты услуг российских маркетплейсов из-за их документального оформления. Ведь отказ от подписи как знак согласия не является безусловным эквивалентом безусловного права на одностороннее оформление акта.

Вопрос № 2 – можно ли считать действительным подписание на сайтах маркетплейсов отчетов и актов, а их самих – первичными учетными документами в электронном виде?

Как белорусское, так и российское законодательство позволяет оформлять первичные документы в электронном виде. При этом одним из обязательных реквизитов электронных учетных документов является электронная цифровая подпись (ЭЦП). В России она бывает разной — простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

У нас для подписания электронных документов необходимо обзавестись электронной цифровой подписью, выдаваемой Государственной системой управления открытыми ключами и уполномоченными (аккредитованными) организациями (абз. 3 ч. 1, ч. 2, 3 ст. 23, ст. 26, 26-1, ч. 2 ст. 28, ст. 29 Закона от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи"; п. 7 - 9, 38 и 39 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. Постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19). ЭЦП выдается Государственной системой управления открытыми ключами и уполномоченными (аккредитованными) организациями. К сожалению, зарубежные контагенты почему-то крайне редко озоботились получением такой ЭЦП.

Например, Wildberries размещает счета-фактуры в виде универсальных передаточных документов, подписанные электронной цифровой подписью, на своем портале, а выставляет счета-фактуры в электронном виде при условии подключения продавца к системе электронного документооборота с усиленной квалифицированной электронной подписью, или в соответствии с законодательством страны местонахождения продавца. При этом продавец не вправе ссылаться на несвоевременное выставление Wildberries счетов-фактур в случае отсутствия такого подключения к системе.

Таким образом, для сотрудничества с Wildberries белорусской организации следует обзавестись ЭЦП в установленном порядке. Кзалось бы, больше проблем не будет: в дальнейшем отчет может приниматься к бухгалтерскому учету в качестве первичного учетного документа как в форме электронного документа, так и на бумажном носителе. В обоих случаях он будет иметь одинаковую юридическую силу. Электронный ПУД должен одновременно соответствовать бухгалтерским условиям и требованиям к электронным документам, т.е. в том числе быть подписан сертифицированным средством ЭЦП (абз. 11, 15, 16 ст. 1, ст. 16, 17, 22, 23 Закона № 113-З, п. 7 ст. 10 Закона № 57-З). Но ниже мы увидим, что это только кажется.

В свою очередь, в договоре Ozon указано, что сделки, совершенные сторонами посредством действий в Личном кабинете, признаются совершенными в простой письменной форме с использованием простой электронной подписи.

Здесь сразу возникает смутное сомнение. Простая электронная подпись представляет собой всего лишь визирование в цифровом виде, с помощью которого можно установить личность пользователя на основе связок мета-данных. Это может быть любой набор мета-данных для доступа на какой-то сайт, к примеру, логин и пароль, СМС-код и т.п. Использование такой подписи имеет ограничения, установленные федеральным законом РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», но для целей бухучета ее применение в РФ допускается (ч. 2 ст. 9 закона № 63-ФЗ, письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176). К сожалению, в белорусском законодательстве нет ни такой прекрасной оговорки, ни другой очень важной нормы.

В РФ электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют в российском законодательстве. При этом электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права (ст. 7 закона № 63-ФЗ). В свою очередь, в Беларуси иностранный сертификат открытого ключа, соответствующий требованиям законодательства иностранного государства, в котором этот сертификат издан, признается в случаях и порядке, определенных международным договором Республики Беларусь, предусматривающим взаимное признание таких сертификатов, или путем установления доверия к нему доверенной третьей стороной (ст. 30 закона № 113-З). Такой организацией в Беларуси является РУП "Национальный центр электронных услуг" (абз. 6 подп. 5.1 п. 5 Указа от 08.11.2011 № 515).

Сертификат открытого ключа, изданный поставщиком услуг иностранного государства, аккредитованным в Государственной системе управления открытыми ключами, признается на территории РБ.

Таким образом, чтобы подписывать имеющие юридическую силу договоры и иных документы с иностранными контрагентами необходимо, чтобы между Беларусью и страной резиденства другой стороны имелось действующее соглашения о взаимном признании сертификатов открытого ключа.

То есть, чтобы подписать с иностранным партнером, к примеру, договор с использованием ЭЦП, необходимо, чтобы между странами контрагентов должно действовать соглашение о взаимном признании сертификатов открытого ключа. Эти сертификаты должны быть встроены непосредственно в ЭЦП или доступны иным образом. Другой вариант – когда соглашением предусмотрена специальная информационная система для трансграничного обмена электронными документами. Тогда обоим контрагентам достаточно быть абонентами такой системы. Если такой системы нет, можно обменяться экземплярами документов по электронной почте – если у обеих сторон имеется система электронного документооборота, поддерживающие совместимые друг с другом форматы ЭЦП. Вот только у нас таких систем до сих пор в наличии не имеется.

Пока между РБ и РФ существует взаимное признание ЭЦП только для целей госзакупок. Более общие соглашения до сих пор не подписаны даже в рамках ЕАЭС или Союзного государства, не говоря уже о более отдаленных странах.

А потому у контролирующих органов могут возникнуть серьезные сомнения в юридической силе электронных документов, которыми обмениваются российские и белорусские компании. Действительно, отчеты и акты, подписанные подобным образом, вряд ли можно считать электронными документами, соответствующими требованиям белорусского законодательства, в т.ч. с точки зрения признания действительности ЭЦП в Беларуси.

Наиболее простым выходом из положения мог бы стать вывод отчетов и актов на бумажном носителе и их подписание белорусской стороной в одностороннем порядке – если бы единоличное подписание было предусмотрено в договорах с маркетплейсом.

В любом случае, порядок организации электронного документооборота белорусскому предприятию-продавцу следует предусмотреть в своей учетной политике и иных локальных нормативных правовых актах. Если отчеты и иные документы будут выводиться на печать, следует руководствоваться Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утв. постановлением Совмина от 20.07.2010 № 1086.

Между тем, сотрудничество с маркетплейсами действительно может существенно поспособствовать продвижению белорусских товаров на российский рынок. Было бы очень обидно упускать такую возможность из-за правовых недоразумений с отчетными документами...

***

Тем временем, МНС объявило 30 июня о завершении пилотных проектов по обмену электронными товаросопроводительными документами между РБ и РФ. В рамках 1-го этапа была разработана и протестирована технология обмена товаросопроводительными документами, подписанными электронными подписями в соответствии с национальными законодательствами. Обмен прошел через операторов ЭДО, а подписи проверялись с применением механизма доверенной третьей стороны. В рамках 2-го этапа апробировано оформление в электронных товаросопроводительных документах фактов расхождений, выявленных при приемке товаров.

По результатам проекта утвержден план мероприятий по применению схемы трансграничного ЭДО всеми хозяйствующими субъектами двух стран. Планируется ввести стандарты взаимодействия операторов ЭДО, сформировать перечни документов, обмен которыми возможен с помощью согласованных схем трансграничного ЭДО, а также согласовать рекомендации для бизнеса и профессиональных участников рынка по организации услуг ЭДО.

Обещается, что в 2023 году "может появиться возможность избавиться от оформления бумажных документов при трансграничной торговле между двумя странами по согласованным перечням".


Т

Мы в соцсетях
  • Иконка Twitter с длинной тенью
  • Иконка Google+ с длинной тенью
  • Иконка Facebook с длинной тенью
  • Иконка LinkedIn с длинной тенью