Постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 утверждено Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках.
Новое Положение заменит сразу 4 нормативных акта:
Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115;
Инструкцию о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 12.04.2000 № 35;
Постановление Минфина от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»;
Постановление Минфина от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»
Документы
В Положении несколько упрощаются требования к документированию командировок. Обязательным остается только оформление приказа (распоряжения, постановления) о направлении работника в командировку. Этот документ является основанием для расчетов с работником.
Если работник направляется в командировку на основании приглашения (госоргана, международной организации, организации) в приказе (распоряжении, постановлении) нанимателя указываются условия командирования согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны.
Наниматель может устанавливать задание на командировку, а также обязать работников составлять письменный отчет о выполнении задания, определив также срок его представления и порядок оформления. Иные требования к этим документам могут быть установлены законодательством.
До сих пор задание и отчет были обязательными при загранкомандировках (п.4 и п. 47 Инструкции № 115). Теперь они пока обязательно лишь при командировках сотрудников государственных органов (организаций) за счет бюджета (Положение о порядке направления в служебные командировки за границу, утв. Указом от 13.06.2005 № 274, постановление Совмина от 23.03.2012 № 254). Формы задания и отчета для таких случаев утверждены постановлением МИД от 26.03.2012 № 3.
Командировочное удостоверение в Положении не упоминается вообще. Впрочем, этот документ давно не является обязательным. Необходимость его выдачи при направлении в служебную командировку определяет наниматель, если иное не определено законодательными актами (ч. 2 ст. 93 ТК).
Также Положением не предусмотрено ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки.
Возмещение расходов
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте.
Возмещению подлежат расходы по проезду к месту командировки и обратно, по найму жилого помещения, за проживание вне места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя в определенных им размерах.
Если работник находится в месте командировки до начала и (или) после окончания командировки в личных целях в выходные дни, официальные государственные и праздники, являющиеся нерабочими, расходы по проезду возмещаются на общих основаниях, а расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются.
Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику, рассчитывается с учетом норм суточных, расходов по проживанию и остальных расходов, указанных в п. 25 Положения.
Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса.
Порядок и сроки представления отчета о расходовании аванса, а также возврата неиспользованных сумм аванса определяются п.п. 35, 40, 41 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. Постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 № 107 (ред. от 25.05.2018).
Справка:
Сроки представления авансового отчета:
при получении наличных денег – не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки исключая день прибытия (5 рабочих дней для работников подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица);
при перечислении денег на карточку, в т.ч. частично, – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.
Авансовый отчет работник должен представлять в бухгалтерию: лично на бумажном носителе; в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) или посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе.
Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса
Если работник заболел в месте командировки, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (если он не находится на стационарном лечении), по проезду к месту командировки и обратно, а также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не мог работать или вернуться из командировки. При этом требуется документальное подтверждение (медработником или страховой организацией, полисом которой оплачивались медуслуги, – при загранкомандировке).
Наниматель может продлить срок пребывания в командировке после окончания временной нетрудоспособности командированного работника.
Проезд
Командированным работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту командировки и обратно:
расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом:
а) при командировании в пределах Республики Беларусь (кроме такси) по фактической стоимости проездных документов (билетов);
б) при командировании за границу:
проезд транспортом, которым работник направлен в командировку:
по любым тарифам, кроме тарифов бизнес-класса (кроме членов правительства и некоторых других категорий чиновников). Однако наниматель может возместить расходы по проезду железнодорожным, воздушным и водным транспортом по тарифам бизнес-класса;
проезд (в т.ч. трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта.
В случае изменения условий командирования, в т.ч. сроков и места командировки, когда командированный работник вынужден приобретать за границей билеты по тарифам бизнес-класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), решения нанимателя о приобретении проездных документов (билетов) не требуется.
Стоимость проезда железнодорожным и водным транспортом в странах Азии, Африки и Южной Америки возмещается всем командированным работникам по тарифам бизнес-класса;
расходы по провозу багажа в случае выполнения служебного поручения по его провозу свыше норм бесплатного провоза багажа по билету;
стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену билета.
В случае приобретения проездных документов (билетов) работником самостоятельно перечисленные расходы возмещаются при представлении им подтверждающих документов, установленных законодательством.
При приобретении проездных документов (билетов) направляющей стороной представления работником подтверждающих документов не требуется.
Если билеты приобретаются за счет средств принимающей стороны или командированному работнику предоставлены средства передвижения или он имеет право бесплатного проезда, расходы по проезду к месту командировки и обратно не возмещаются.
При отсутствии билетов расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону, за исключением некоторых случаев.
Транспортные расходы, произведенные командированным работником в пределах места командировки, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.
Наниматель может возмещать командированному работнику расходы на такси, аренду автомобиля в пределах места командировки за границей на основании подтверждающих документов.
Проживание
Радикально меняется В Положении признание расходов на проживание: они возмещаются в пределах установленных норм без представления подтверждающих документов
Внутренние командировки
Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1, без представления подтверждающих документов. Так, в областных центрах и г. Минске устанавливается норматив расходов по найму жилья до 50 рублей в сутки, в районных центрах – до 25 рублей, в остальных населенных пунктах – 20 рублей.
Если расходы превышают эти размеры, они возмещаются нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера в гостинице проживания, если иное не предусмотрено Положением.
При отсутствии подтверждающих документов дата прибытия к месту командировки и дата отъезда (выбытия) из него определяются нанимателем.
При командировании в пределах Республики Беларусь вопрос о ежедневном возвращении работника из места командировки к месту жительства решается нанимателем с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и отражается в приказе (распоряжении, постановлении) о командировке.
При ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах РБ возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
Загранкомандировки
Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него.
При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения расходов по найму жилого помещения не возмещаются.
При командировании работников на международные мероприятия (конференции, семинары и т.п.) с предварительным внесением взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель оплачивает взносы по безналичному расчету на основе подтверждающих документов (уведомления организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от установленных размеров возмещения расходов по найму жилого помещения.
Если принимающая сторона возмещает в последующем командированному работнику стоимость проезда к месту командировки и обратно, и проживания, оплаченные нанимателем, указанные расходы подлежат возврату нанимателю.
Если работник, командированный на международное мероприятие, самостоятельно оплачивает расходы по участию в нем, то они возмещаются ему на основании подтверждающих документов независимо от установленных размеров возмещения расходов по найму жилого помещения.
19. Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление их участникам жилья, стоимость которого больше установленного размера, то учитываются фактические расходы на основе подтверждающих документов. При этом выплата аванса в счет расходов по найму жилого помещения производится исходя из расходов на эти цели, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий.
Суточные
Командированному работнику суточные выплачиваются за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути.
При командировании в пределах Республики Беларусь суточные увеличиваются с 7 до 9 рублей в сутки (приложение 1 к Положению). При этом не предусматривается сокращение суточных при однодневных командировках или если у работника есть возможность ежедневно возвращаться домой.
Суточные при командировках за границу для разных стран установлены в приложении 2 к Положению. Здесь тоже есть существенные изменения по сравнению с постановлением Минфина № 7. В частности, в ряд стран нормы суточных и расходов по найму жилого помещения в ряд стран увеличен, в некоторые – уменьшен. Кроме того, для некоторых стран впервые дифференцированы расходы по найму жилья отдельно для столицы, а для США – дополнительно еще для нескольких городов.
Если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием и транспортом в пределах места командировки, направляющая сторона выплату суточных не производит, за исключением суточных за время нахождения в пути.
При направлении работника в командировку в пределах Республики Беларусь и за границу на один день возмещение суточных составляет 100% от размеров, установленных в приложениях 1 и 2.
При командировании работника в несколько иностранных государств в один день суточные берутся, исходя из наибольшего размера возмещения суточных, установленного для одной из этих стран в приложении 2.
Днем отъезда (выбытия) из РБ считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из РБ, а днем прибытия в РБ – день приезда указанного транспорта в РБ согласно билетам. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.
Для работников, направленных в командировку автотранспортом, днем отъезда (выбытия) из РБ и днем прибытия в РБ считаются дни пересечения Государственной границы РБ. День пересечения границ государств, в т.ч. границы РБ, определяется по отметке в документе для выезда/выезда из/в РБ.
За время следования по территории РБ до дня отъезда (выбытия) из РБ либо после дня прибытия в РБ суточные выплачиваются в размерах, установленных для РБ.
Иные расходы
Командированному работнику возмещаются расходы по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, а также расходы, предусмотренные в п. 25 Положения, при обязательном представлении подтверждающих документов.
В случае отмены командирования по не зависящим от работника причинам расходы по оформлению виз, виз, бронированию мест в гостиницах, стоимости тарифа при возврате приобретенных билетов возмещаются в полном объеме на основании подтверждающих документов.
Командированному работнику выдается аванс, в т.ч. в счет расходов за границей по аренде автомобиля, приобретению ГСМ, оплате стоянки, проезда по платным дорогам (туннелям, мостам), уплате таможенных сборов и пошлин, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту, мойке транспортного средства (п. 25 Положения).
Возмещение указанных расходов, а также расходов по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств в рамках ветеринарного, фитосанитарного, санитарно-эпидемиологического и прочих видов контроля, оплате услуг по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал), услуг электросвязи, уплате экологических налогов и сборов, эвакуации и буксировке транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей осуществляется по фактическим расходам на основании подтверждающих документов.
При поездке на автотранспорте в страны, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из РБ и (или) въезда в РБ не вносится, основанием для возмещения расходов являются документы, подтверждающие оказанные услуги по маршруту следования, данные систем слежения за транспортным средством (спутникового мониторинга), автоматических систем оплаты дорог, сопроводительные и иные документы в соответствии с законодательством.
Командировка за рубеж на обучение
Возмещение расходов, связанных с направлением командированного работника за границу на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации), осуществляется в соответствии с условиями письменной договоренности между направляющей и принимающей сторонами.
При частичном возмещении принимающей стороной расходов, связанных с направлением командированного работника за границу на обучение, расходы в оставшейся части работнику возмещаются в порядке и размерах, предусмотренных Положением. Гарантии и компенсации предоставляются также в соответствии с Положением.
Командировка в Беларусь из-за границы и за границей
Работникам, направленным в командировку в Беларусь из иностранного государства пребывания (далее – государство пребывания), за время нахождения на территории РБ возмещаются суточные понормам для РБ, , а также расходы по найму жилого помещения и стоимость билетов. При этом за время проезда по территории иностранного государства суточные возмещаются в размерах, установленных для страны пребывания в приложении 2.
При следовании командированного работника из-за границы в РБ день пересечения границы РБ включается в дни, за которые суточные возмещаются по нормам для РБ, а день пересечения границы РБ при выезде из РБ – в дни, за которые суточные возмещаются в размерах, установленных в приложении 2.
При направлении работника в командировку из-за границы в РБ и возвращении обратно в страну пребывания в тот же день, суточные возмещаются в полном размере, установленном для РБ.
При продолжительности командирования более суток, если день въезда в РБ совпадает с днем выезда из РБ, суточные возмещаются за этот день в полном размере, установленном для РБ, а за остальные дни – в размерах, установленных для стран пребывания в приложении 2.
При направлении работника в командировку в пределах страны пребывания суточные возмещаются в размерах, установленных для этой страны в приложении 2.
За время командировки из страны пребывания в другую страну, суточные к возмещаются в размерах, установленных в приложении 2 для страны, в которую работник командирован, включая время нахождения в пути.
При направлении работника в командировку за границей из страны пребывания в другую страну и возвращении обратно в страну пребывания в тот же день, возмещение суточных составляет 100% размера, установленного для страны, в которую командирован работник.
Работнику, командированному из-за границы в РБ, или за границей в пределах страны пребывания, или из этой страны в другое иностранное государство, возмещение расходов по проезду к месту командировки и обратно, по найму жилого помещения, а также иных расходов осуществляется в соответствии с Положением.
Расчеты с водителем при международных автоперевозках
При направлении в командировку водителей, осуществляющих междуна-родные автомобильные перевозки, за исключением международных автоперевозок для собственных нужд, возмещение расходов по командировке и выдача аванса осуществляются в соответствии с главой 7 Положения.
За время нахождения в командировке, включая время пребывания в пути, командированному водителю суточные и возмещение расходов по найму жилого помещения оплачиваются за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в следующих размерах:
за время нахождения в пределах республики – не более 5-кратного размера, но не менее однократного размера суточных, установленных для РБ;
за время нахождения за границей – до 150 евро включительно, но не менее 25 евро. Конкретный размер и порядок расчета общей выплаты определяются нанимателем.
Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному водителю, рассчитывается исходя из размера общей выплаты, определенного нанимателем, с учетом расходов, предусмотренных в п. 43 Положения.
Если расходы по найму жилого помещения за границей превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, тот возмещает водителю эти расходы на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2, и суточные в размерах, установленных для страны пребывания (приложение 2 к Положению).
Если расходы по найму жилого помещения в пределах РБ превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, тот возмещает водителю эти расходы на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера в гостинице проживания, и суточные в размере, установленном для РБ.
При командировании на один день общая выплата командированному водителю составляет 100% определенного нанимателем ее размера.
Днем выбытия из РБ и днем прибытия в РБ считаются дни пересечения командированным водителем границы РБ. День пересечения границ государств, в т.ч. границы РБ, определяется по отметке в документе для выезда из РБ и (или) въезда в РБ.
За время следования по территории иностранных государств, включая день выбытия/ прибытия в РБ, общая выплата производится командированному водителю как за время нахождения за границей (до 150 евро, но не менее 25 евро). Так же производится общая выплата водителю, если при выполнении транзитной перевозки день прибытия в РБ совпадает с днем выбытия из РБ.
За время следования по территории РБ до дня выбытия из РБ либо после дня прибытия в РБ общая выплата водителю производится не более 5-кратного размера, но не менее однократного размера суточных, установленных для РБ.
При следовании в страны, где на границе не делается отметка в документы для выезда/въезда в РБ, основанием для общей выплаты являются документы, подтверждающие оказанные услуги по маршруту следования, данные систем слежения за транспортным средством (спутникового мониторинга), автоматических систем оплаты дорог, сопроводительные и иные документы в соответствии с законодательством.
Командированному водителю выдается аванс и возмещаются расходы, перечисленные в п. 43 Положения, включая:
оформление и выдача виз, в т.ч. оплата услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;
страхование от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;
приобретение ГСМ и иных технических жидкостей (средств);
приобретение приборов учета и оплаты дорожных сборов;
оплата услуг по ремонту и замене приборов, вынужденному ремонту и техобслуживанию транспортного средства, включая стоимость материалов и запчастей;
мойка транспортных средств;
конвоирование грузов, находящихся под таможенным контролем;
взвешивание транспортных средств;
услуги логистических центров по погрузке и (или) разгрузке, хранению груза;
услуги электросвязи, включая услуги по предоставлению доступа в Интернет, почтовой и факсимильной связи;
услуги по ксерокопированию и сканированию документов;
расходы, связанные с транспортировкой автотранспортных средств на паромах и железнодорожных платформах;
расходы, предусмотренные в п. 25 Положения (см. выше);
другие расходы, произведенные в командировке с разрешения или ведома нанимателя.
Возмещение указанных расходов производится по фактическим расходам на основании подтверждающих документов.
Вступление в силу
Постановление Совмина № 176 вступает в силу с 23 марта 2019 года и распространяет свое действие на отношения возникшие с этой даты, т.е. в отношении работников, направленных в служебные командировки, начиная с 23 марта т.г.
***
Командировочные расходы, предусмотренные Положением, отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на дату авансового отчета. При этом следует иметь в виду, что в 2019 г. расходы по командировке учитываются при налогообложении прибыли:
- в составе затрат, если цель этой командировки связана с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 169 НК);
- в составе внереализационных расходов, если командировка проводится в рамках деятельности организации, но непосредственно не связана с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 175 НК).
Командировочные расходы не учитываются при налогообложении прибыли в составе затрат или внереализационных расходов, если:
- цель командировки не связана с деятельностью организации (п. 1 ст. 169;
- эти расходы возмещаются сверх размеров и норм, установленных законодательством или не являются обязательными и возмещаются по решению нанимателя (подп. 1.1 ст. 171, подп. 1.3 ст. 173 НК).