Совет Министров РБ постановлением от 30.12.2019 № 940 определил новый порядок функционирования механизма электронных накладных.
Определение
Электронные накладные – товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов и электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, а также иностранного гражданина и лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность (подп. 2.1 п. 2 Указа от 31.10.2019 № 411).
В соответствии с постановлением № 940 субъекты хозяйствования вправе при наличии у них программных и технических средств использовать электронные накладные, а также в виде электронных документов – транспортные (товаросопроводительные) и (или) иные документы, подтверждающие перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли между государствами – членами ЕАЭС. Эти накладные и документы создаются в соответствии с требованиями законодательства в сфере обращения электронных документов и электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).
Создание, передача и получение электронных накладных, а также транспортных и иных документов осуществляются через систему электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI) на основании соглашений, заключаемых между оператором электронного документооборота – резидентом РБ (EDI-провайдерами) и другими участниками электронного документооборота.
Участники электронного документооборота
Как правило, участниками электронного документооборота, признаются грузоотправитель, грузополучатель и EDI-провайдер. Также участником электронного документооборота может выступать автомобильный перевозчик, если между ним, грузоотправителем и грузополучателем достигнуто соглашение об участии в электронном документообороте.
При использовании международной товарно-транспортной накладной «CMR» в виде электронного документа (e-CMR) участниками электронного документооборота признаются грузоотправитель, грузополучатель, автомобильный перевозчик и EDI-провайдер. При передаче электронных сообщений, создаваемых грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, а также иностранного гражданина и лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность, участником электронного документооборота признаются грузоотправитель и EDI-провайдер.
Создание электронных накладных
Электронные накладные считаются созданными и приобретают юридическую силу, если они:
- подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота, выработанной с использованием личных ключей, сертификаты открытых ключей которых изданы республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (далее – Центр). Полномочия этих лиц на подписание электронных накладных подтверждаются с использованием атрибутных сертификатов;
- переданы и получены через EDI-провайдера(ов).
Электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, находящейся не в РБ, а также иностранного гражданина и лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность, считаются созданными и приобретают юридическую силу, если они подписаны ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя, выработанной с использованием личных ключей, сертификаты открытых ключей которых изданы Центром и переданы EDI-провайдеру;
Транспортные и иные документы считаются созданными и приобретают юридическую силу, если:
они подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота, выработанной в соответствии с национальным законодательством государства – члена ЕАЭС;
они переданы из Республики Беларусь и (или) получены в Республике Беларусь через EDI-провайдеров;
установлено доверие к ЭЦП, а также транспортному и иному документу национальным оператором доверенной третьей стороны по признанию подлинности электронных документов при межгосударственном электронном взаимодействии в соответствии с законодательством РБ.
Данные требования распространяются на международную товарно-транспортную накладную «CMR» в виде электронного документа (e-CMR), которая может применяться при отгрузке товаров в адрес иностранных юридических и физических лиц.
Действие постановления № 940 не распространяется на правоотношения, связанные с созданием, передачей и получением транспортных и иных документов при перевозке грузов железнодорожным или воздушным транспортом.
Контроль
Информация об электронных накладных, а также транспортных и иных документах предоставляется налоговым и таможенным органам посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота.
Целостность и подлинность электронных накладных будет подтверждаться путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием сертификатов открытых ключей лиц, подписавших данные электронные накладные. Их полномочия на подписание электронных накладных подтверждаются с использованием атрибутных сертификатов;
Для идентификации участников электронного документооборота при создании электронной накладной будут использоваться международные идентификационные номеров участников хозяйственной операции (глобальные номера расположения – Global Location Number (GLN), присваиваемые системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси;
Конфиденциальность
Информация об электронных накладных, а также транспортных и иных документах, которая хранится EDI-провайдерами в информационной системе электронного документооборота, является конфиденциальной.
Распространение и (или) предоставление EDI-провайдерами этой информации без согласия ее обладателя, за исключением ее предоставления налоговым и таможенным органам в установленном порядке, влечет ответственность, предусмотренную законодательством.
Данная информация может быть предоставлена привлеченному эксперту, специалисту, контролирующим (надзорным) органам при проведении проверок, суду, правоохранительным органам, органам принудительного исполнения, а также должностным лицам этих органов при исполнении ими своих служебных обязанностей. Основанием для предоставления в этих случаях является письменный запрос или иной документ, составляемый в соответствии с законодательством. Срок предоставления – не позднее 7 рабочих дней со дня получения запроса, если иной срок не предусмотрен законодательством.
Удостоверение копии электронной накладной производится (при необходимости) по запросам органов и указанных выше должностных лиц, на безвозмездной основе;
Требования к EDI-провайдеру
соблюдение законодательства в сфере обращения электронных документов и ЭЦП;
возможность круглосуточного и бесперебойного получения, передачи электронных накладных, а также транспортных и иных документов по телекоммуникационным каналам связи;
наличие программно-аппаратных средств, расположенных на территории Республики Беларусь, с использованием которых осуществляется электронный документооборот в утвержденных форматах и порядке, установленных законодательством;
функционирование электронного документооборота с использованием информационной системы, формирующей базу данных об участниках электронного документооборота (грузоотправитель, грузополучатель, автомобильный перевозчик), об электронных накладных, а также транспортных и иных документах; защита и хранение информации об электронных накладных, а также транспортных и иных документах, формируемой информационной системой электронного документооборота, в т.ч. наличие системы резервного копирования, обеспечивающей сохранность данной информации;
круглосуточное предоставление налоговым и таможенным органам на безвозмездной основе информации об электронных накладных, а также транспортных и иных документах посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота;
наличие аттестата оператора электронного документооборота, полученного в порядке, установленном законодательством об административных процедурах;
подключение в качестве участника электронного документооборота к системе электронного документооборота на основании гражданско-правового договора с другим (другими) EDI-провайдером(ами) для создания, передачи и получения электронных накладных и (или) транспортных и иных документов, если EDI-провайдер выступает в качестве грузоотправителя, или грузополучателя, или автомобильного перевозчика. Указанное требование не распространяется на республиканские юридические лица, подчиненные государственным органам (входящие в их систему) либо входящие в состав госорганизаций, подчиненных Совмину.
Реквизиты
Товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов должны содержать сведения и реквизиты, указанные в формах накладных, установленных Минфином. Электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес нерезидентов, создаются по форме товарной накладной, установленной Минфином.
Накладная e-CMR должна содержать сведения и реквизиты, указанные в форме международной товарно-транспортной накладной «CMR», установленной Минтрансом.
В дополнение к обязательным для заполнения реквизитам ТТН-1 и ТН-2, составляемых на бумажном носителе, в электронных накладных указываются: международные идентификационные коды участников хозяйственной операции (глобальные номера расположения – Global Location Number (GLN), присваиваемые системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси, а также международный идентификационный номер товара (глобальный номер торговой единицы – Global Trade Item Number (GTIN). Источником информации этого, является межведомственная распределенная информационная система «Банк данных электронных паспортов товаров».
Национальная академия наук Беларуси совместно с Минфином, МНС и Министерством связи и информатизации по согласованию с ОАЦ при Президенте РБ вправе устанавливать дополнительные реквизиты электронных накладных, не являющиеся обязательными для заполнения. В таком же порядке будут устанавливаться требования к процессу создания, передачи, получения, а также к форматам электронных накладных (подп. 2.2 п. 2 Указа от 31.10.2019 № 411).
Аттестация EDI-провайдеров
Информация об EDI-провайдерах, получивших в установленном законодательством порядке аттестат, размещается в Интернете на официальном сайте научно-инженерного РУП «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» НАН Беларуси (далее – РУП МНПЦ) в течение одного рабочего дня, следующего за днем выдачи аттестата. Орган, осуществляющий выдачу аттестата, принимает решение об отказе в его выдаче при наличии оснований, предусмотренных законодательством об административных процедурах, а также при:
нахождении заявителя в процессе ликвидации либо открытии в отношении заявителя конкурсного производства в соответствии с законодательством об экономической несостоятельности (банкротстве);
обращении за получением аттестата до истечения одного года со дня прекращения его действия по указанным ниже основаниям.
Действие аттестата прекращается в случаях:
истечения срока, на который он был выдан;
систематического (2 раза и более в течение календарного года) нарушения порядка передачи, получения, хранения электронных накладных и (или) ненадлежащего исполнения (неисполнения) EDI-провайдером установленных требований;
признания недействительным аттестата вследствие установления фактов о представлении для его получения документов и (или) сведений, не соответствующих требованиям законодательства, в т.ч. подложных, поддельных или недействительных документов;
поступления заявления EDI-провайдера о прекращении им данной деятельности.
Действие аттестата прекращается по решению органа, осуществляющего выдачу аттестата, в 10-дневный срок со дня поступления информации об установлении указанных выше фактов, либо заявления EDI-провайдера о прекращении деятельности.
Действие аттестата прекращается в срок, указанный в решении о прекращении действия аттестата, который не может превышать 10 рабочих дней со дня принятия такого решения. Информация о прекращении действия аттестата с указанием даты его прекращения размещается в Интернете на официальном сайте РУП МНПЦ в течение одного рабочего дня со дня принятия такого решения.
EDI-провайдер обязан в течение 10 рабочих дней со дня принятия решения о прекращении действия аттестата возвратить его в орган, осуществивший его выдачу, а также уведомить об этом своих клиентов.